FAQ – Instruções Gerais de Importação (FAPESP)
Como deverá ser iniciado o processo de importação com verba FAPESP a partir de agora?
O procedimento inicial permanece o mesmo. O pedido deve ser submetido diretamente à FAPESP por meio do
sistema SAGE, utilizando os formulários já conhecidos e incluindo a documentação necessária. Após a análise
e aprovação, a própria FAPESP se encarregará de remeter o processo à Universidade de São Paulo para que
nossa equipe dê andamento à execução da importação. O acompanhamento do status do seu pedido poderá ser
realizado normalmente através do sistema AGILIS, também de propriedade da FAPESP.
O que deve constar na Proforma Invoice selecionada e quais condições devo pedir ao fornecedor?
Algumas informações e parâmetros básicos, devem constar na cotação escolhida para que o processo de
importação possa ser operado. São eles, bem como seus detalhes, quando pertinentes:
Nome e endereço completo do exportador;
Nome e endereço completo do importador;
Universidade de São Paulo – USP
Seção Técnica de Importação e Exportação do Departamento de Administração – Reitoria
Endereço: Rua da Reitoria, 374 – Cidade Universitária
CEP: 05508-220 – São Paulo/SP
OBS.: esse é o endereço do cliente (da USP), o endereço de entrega será o próprio
laboratório da respectiva
pesquisa. Não é necessário, porém, solicitar tais distinções ao fornecedor nesse momento do processo;
Condições e moeda de pagamento: Deve ser solicitada preferencialmente a modalidade de
pagamento NET 30
ou
superior, como NET 60, NET 90, etc. Tal nomenclatura identifica, basicamente, o prazo de pagamento
acordado
com o fornecedor. Além disso, a Universidade de São Paulo, por padrão, não realiza pagamentos antecipados;
Termo Internacional de Comércio (INCOTERM): Para as importações FAPESP, deve ser dada
preferência à
modalidade FCA (Free Carrier) ou, na impossibilidade desta, à modalidade EXW (Ex Works). Essa nomenclatura
engloba uma série de modalidades pré-definidas de condições de entrega, transporte e transferência de
risco
entre os entes participantes de uma tratativa de comércio internacional. Sempre devendo ser usado o modal
aéreo, não havendo estrita necessidade e a critério da Seção de Importação poderá ser adotado o transporte
marítimo;
Prazo de entrega;
Validade da Proforma: o prazo precisa cobrir todo o processo de importação, portanto, é
importante
solicitar uma validade de pelo menos 90 dias.
Além da Proforma, quais documentos preciso enviar?
Uma vez que a aquisição sendo solicitada será feita por um ente de direito público (a universidade), ainda
que as importações com verbas de auxílios da FAPESP tipicamente não se enquadrem nos casos que exigem
processos completos de licitação, é absolutamente obrigatório, sob as penas da lei, justificar a
escolha do
fornecedor selecionado e demonstrar que o preço por ele praticado é razoável e/ou está em consonância com
os
praticados pelo mercado . Esse procedimento deve ser embasado com uma pesquisa de preços que
compare
fornecedores (quando não houver exclusividade de venda), com declarações do fornecedor de isonomia e de
razoabilidade de preços, com uma carta de exclusividade (em caso de fornecedor exclusivo) e com uma
justificativa que claramente explicitar e demonstrar a necessidade, para a pesquisa, especificamente do
insumo ou equipamento selecionado.
Tais levantamentos e elaborações devem ser realizados pelo pesquisador demandante. Isso se deve, nos casos
em questão, às especificidades do tipo de material a ser adquirido, que se destina à pesquisa científica,
enquadrando-se nos mesmos princípios que embasam a possibilidade da escolha de um fornecedor específico. Em
outras palavras, assim como o pesquisador responsável pelo projeto científico é o único capaz de avaliar
qual é o insumo ou equipamento necessário para a sua pesquisa, também é ele o único capaz de avaliar se
materiais similares ou vendidos por outros fornecedores atendem aos propósitos a que se destinam.
Assim sendo, para cumprir tais requisitos, o envio da Proforma selecionada deve ser acompanhado dos
seguintes documentos:
Três cotações diferentes de preço (em caso de fornecedor não exclusivo) ou cotações de compras
anteriores do mesmo produto, desde que realizadas há até 1 ano;
Declaração de isonomia de preços e carta de exclusividade de
fornecimento, a serem elaboradas pelo
fornecedor (no caso de representante exclusivo);
Justificativa e descrição técnicas relacionando a pesquisa em execução diretamente com os insumos ou
equipamentos escolhidos, a serem elaboradas pelo pesquisador e preenchidas diretamente no formulário de
importação da FAPESP. Também explicitamos e reiteramos que justificativas e descrições como “Reagentes”,
“Insumos”, “Anticorpos”, “Materiais de pesquisa” e quaisquer outras elaborações genéricas e não
explicativas do tipo não atendem aos requisitos legais de importação e que
a responsabilidade legal por
tais declarações é única e exclusivamente do pesquisador responsável.
Como posso acompanhar o andamento das minhas importações?
O acompanhamento do status do seu pedido poderá ser realizado normalmente através do sistema AGILIS,
também de propriedade da FAPESP.
O que fazer em caso de Projeto FAPESP com prazo próximo do fim?
Em caso de outorga de auxílio com prazo próximo de seu fim, orientamos a solicitação à FAPESP de
prorrogação citando, como justificativa, atraso em importação. Tal procedimento foi instruído pela própria
FAPESP, a qual, dadas as exigências do momento atual, informou a universidade que dará a tais pedidos
celeridade e atenção especiais. Após a análise e aprovação da prorrogação, o trâmite da importação
necessária seguirá normalmente conforme a fila de aquisições e o acompanhamento do status do seu pedido
poderá ser realizado como de costume através do sistema AGILIS.
Qual endereço deve estar na Proforma Invoice?
O da Seção Técnica de Importação e Exportação:
Universidade de São Paulo – USP
Seção Técnica de Importação e Exportação do Departamento de Administração – Reitoria
Endereço: Rua da Reitoria, 374 – Cidade Universitária
CEP: 05508-220 – São Paulo/SP
OBS.: esse é o endereço do cliente (da USP), o endereço de entrega será o próprio
laboratório da respectiva
pesquisa. Não é necessário, porém, solicitar tais distinções ao fornecedor nesse momento do processo.
Quais condições de pagamento devo solicitar ao fornecedor?
A Universidade de São Paulo, por padrão, não realiza pagamentos antecipados e, assim, deve ser solicitada
preferencialmente a modalidade de pagamento NET 30 ou superior, como NET 60, NET 90, etc. Tal nomenclatura
identifica, basicamente, o prazo de pagamento acordado com o fornecedor.
O que é Incoterm?
A sigla Incoterm significa International Commercial Terms (Termos
Internacionais de Comércio) e engloba uma série
de modalidades pré-definidas de condições de entrega, transporte e transferência de risco entre os entes
participantes de uma tratativa de comércio internacional. Para as importações FAPESP, deve ser dada
preferência à modalidade FCA (Free Carrier) ou, na impossibilidade desta, à modalidade EXW (Ex Works).
Sempre devendo ser usado, não havendo estrita necessidade de transporte marítimo, o modal aéreo.
Qual Incoterm devo pedir ao fornecedor?
Para as importações FAPESP, deve ser dada preferência à modalidade FCA (Free Carrier) ou, na
impossibilidade desta, à modalidade EXW (Ex Works). Sempre devendo ser usado, não havendo estrita
necessidade de transporte marítimo, o modal aéreo.
Qual prazo de entrega deve constar na Proforma?
A Proforma deve preferencialmente constar um prazo de entrega, mas não é necessário cobrar um prazo
específico.
Qual deve ser o prazo de validade da Proforma?
O prazo da Proforma precisa cobrir todo o processo de importação, portanto, é importante solicitar uma
validade de pelo menos 90 dias.
O que é pesquisa de preços? Por que ela é necessária?
Uma vez que a aquisição sendo solicitada será feita por um ente de direito público (a universidade), ainda
que as importações com verbas de auxílios da FAPESP tipicamente não se enquadrem nos casos que exigem
processos completos de licitação, é absolutamente obrigatório, sob as penas da lei, justificar a escolha do
fornecedor selecionado e demonstrar que o preço por ele praticado é razoável e/ou está em consonância com os
praticados pelo mercado. Esse procedimento deve ser embasado com uma pesquisa de preços que compare
fornecedores (quando não houver exclusividade de venda), com declarações do fornecedor de isonomia e de
razoabilidade de preços, com uma carta de exclusividade (em caso de fornecedor exclusivo) e com uma
justificativa que claramente explicite e demonstre a necessidade, para a pesquisa, especificamente do insumo
ou equipamento selecionado.
Tais levantamentos e elaborações devem ser realizados pelo pesquisador demandante. Isso se deve, nos casos
em questão, às especificidades do tipo de material a ser adquirido, que se destina à pesquisa científica,
enquadrando-se nos mesmos princípios que embasam a possibilidade da escolha de um fornecedor específico. Em
outras palavras, assim como o pesquisador responsável pelo projeto científico é o único capaz de avaliar
qual é o insumo ou equipamento necessário para a sua pesquisa, também é ele o único capaz de avaliar se
materiais similares ou vendidos por outros fornecedores atendem aos propósitos a que se destinam.
O que deve constar na pesquisa de preços?
Três cotações diferentes de preço (em caso de fornecedor não exclusivo) ou cotações de compras
anteriores do mesmo produto, desde que realizadas há até 1 ano;
Declaração de isonomia de preços e carta de exclusividade de
fornecimento, a serem elaboradas pelo
fornecedor (no caso de representante exclusivo);
Justificativa e descrição técnicas relacionando a pesquisa em execução diretamente com os insumos ou
equipamentos escolhidos, a serem elaboradas pelo pesquisador e preenchidas diretamente no formulário de
importação da FAPESP. Também explicitamos e reiteramos que justificativas e descrições como “Reagentes”,
“Insumos”, “Anticorpos”, “Materiais de pesquisa” e quaisquer outras elaborações genéricas e não
explicativas do tipo
não atendem aos requisitos legais de importação e que
a responsabilidade legal por tais declarações é única e exclusivamente do pesquisador responsável.
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